Die Strukturkommission

 

Liebe Mitglieder,

an dieser Stelle präsentiert sich die im Sommer 2015 gegründete Strukturkommission und veröffentlicht ihre Arbeitsergebnisse. Dazu gehören auch Kurzprotokolle von vereinsöffentlichen Diskussionen.

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PROTOKOLL

Offener Abend der Strukturkommission,

Ziel: Verbesserung der ehrenamtlichen Struktur des DAV Sektion Hamburg und Niederelbe e.V.

Ort: Clubheim „Zum Lokstedter“

Wann: 20.10.2016

Zeit: ab 19 Uhr bis 21.20 Uhr

Protokollführer: Silke Reuter

Anwesende: 11 Personen

 

Anwesende:

-          Jörg Koch (Sprecher der Strukturkommission)

-          Ulrike Koch, Gruppen in der Jugend, Helferschulung

-          Andreas Peters

-          Dietrich Toebe

-          Peer Wachsmann

-          Frauke Watkins

-          Thomas Wolf (zeitweise bis zur Pause)

-          Thomas Scheele hat Interesse an Mitarbeit

-          Tim Reinhard, 4 Monate im DAV,

-          Michael Hucklenbroich, seit 2008 Mitglied, Gast weil neugierig

-          Silke Reuter

 

1.      Jörg Koch begrüßt die Teilnehmer

 

2.      Vorstellung der Mitglieder der Strukturkommission

a.      Jörg Koch

b.      Peer Wachsmann

c.       Andreas Peters

d.      Silke Reuter

 

Ehemalige Mitglieder der Strukturkommission Thomas Wolf und Thorsten Grothkopp und wurden erwähnt.

 

3.      Vorstellung der Gäste des Abends

 

4.      Struktur und Rahmen der Strukturkommission

a.      4-8 Personen

b.      (Ein Großteil der Mitglieder der SK sollten) min. 3 Jahre in der Sektion Hamburg Niederelbe sein

c.       Vorstände haben das Recht als Gäste teilzunehmen

d.      Neue Mitglieder können pro Arbeitszyklus von der SK per Mehrheitsbescheid neu aufgenommen werde

e.      Ein Arbeitszyklus dauert von / bis Mitgliederversammlung

f.        Treffen min. 1x pro Monat (Termine Donnerstags 19 Uhr)

g.      Bei Bedarf werden zusätzliche Arbeitsgruppen gebildet

h.      gesetzliche Vorstände haben sich seit der Neuwahl des Vorstandes entschlossen sich aus der Strukturkommission zurückzuziehen

 

Kommentare:

-Die SK ist nicht der „verlängerte Arm des Vorstands“, sondern die SK arbeitet   Themen aus, und stellt/schlägt sie dem Vorstand vor, der dann darüber entscheidet

- Arbeitsgruppen: z.B. für die neue Satzung oder Referats-Struktur entwerfen

- Protokolle der Strukturkommission werden auf der Unterseite des DAV Hamburg & Niederelbe/Strukturkommission veröffentlicht.

 

5.      Was haben wir in der SK schon gemacht?

a.      Ist-Analyse unserer Organisation (Sektion Hamburg und Niederelbe des DAV e.V.) erstellt

i.      Viel zu viel Arbeit war auf zu wenig Schultern verteilt

ii.      Zu lange Reaktionszeiten auf Anfragen

 

Ziele:

  • Arbeit besser verteilen
  • kürzere Reaktionszeiten
  • Kontakt zur Basis verbessern
  • Wünsche von Mitgliedern besser kennen
  • Miteinander reden
  • Silostruktur aufbrechen
  • Mitmachebene schaffen
  • Kleine Projekte schaffen wo Mitglieder mit beschränkter Zeit sich engagieren können

b.      Strukturen anderer Sektionen und Vereine analysiert und verglichen (Hamburg Marketing Club, DAV Sektionen in München Oberland/München, DAV Köln, ETV, Spotverein in Koblenz)


c.       Referatsstruktur erarbeitet und auf Januar Workshop 2016 mit dem Vorstand abgestimmt und genehmigt:
Referatstruktur: Kopie ausgeteilt und in der PowerPoint Präsentation
Referatsleiter: kann eigene Entscheidungen treffen
Es werden zukünftig neue Ehrenamtliche/Personen gesucht ggf. durch Mund zu Mund Propaganda, einzelne Personen ansprechen, Information „Wo ist aktuell eigentlich Bedarf dass“
Vorstände sind bekannt, andere nicht

 

Schon bestehende Referate / -struktur im DAV Hamburg und Niederelbe

1.      Hütten, Wege und Umweltschutz (Udo Sollich), Hüttenwarte

2.      Gruppen (Frauke Watkins), es gibt eine Unterstruktur

3.      Jugend (eigene Struktur, eigener Vorstand, eigener Etat)

4.      Vortragswarte (nicht zugeordnet)

5.      Büchereiwart (nicht zugeordnet)

6.      Wettkampfreferat (Basti, Niels, Niels und Michelle)

 

d.      Öffentliche Vorstellung in der Sektion am April 2016 mit Diskussion mit Mitgliedern und Vorstand im Anschluss

 

e.      Organisationsstruktur (Stand: Oktober 2016)

 

6.      Ergebnis und nächste Schritte

 

Der erste Arbeitszyklus der SK ist abgeschlossen und die Referatsstruktur wurde vom Vorstand angenommen.

 

Nächste Schritte:

Zweiter Arbeitszyklus (bis zur MV 2017) startet jetzt.

 

Ziel ist es, die neue Referatsstruktur mit Leben zu füllen und Ausschreibungen zu Veröffentlichungen inkl. Arbeitsaufwand.

     

A.      Arbeitsgruppe / Satzungskommission (u.a. Peer Wachsmann, Gerhard Fröhling, Vorsitz: Thorsten Grothkopp)

Ziel: die „Musts“ aus der MV 2016 müssen bis zur nächsten MV 2017 gelöst werden

a.      Erarbeitet Vorschläge für den Vorstand

b.      Abstimmung mit dem Dachverband DAV München

                                                                          i.      Geheime Wahl

                                                                        ii.      Referatsstruktur

c.       Check mit Rechtsanwälten

d.      Vorstand muss zustimmen

e.      Veröffentlichung Satzungsänderungen im Hamburg Alpin Q1.2017 (DU: 15.02)

 

B.      Erste Positionen und Referate beschreiben und umsetzungsreif machen, zur Vorlage für den Vorstand, um Referatsleitern Kompetenzen und Rechte zugestehen, letzteres durch Veränderung der Satzung

 

C.      Vorschlag/Ausschreibung des Ehrenamtsbeauftragten an den Vorstand zum Abschluss bringen

a.      Wohin wende ich mich wenn ich mich engagieren möchte?

b.      Der Ehrenamtsbeauftragte oder Team soll Neu-Interessierte in das Ehrenamt reinholen; noch abzuklären, ob derjenige auch die bestehenden Ehrenamtlichen betreuen/pflegen soll (Vorschlag Frauke).

c.       Bisher: GF Katrin Ruppel oder das Vorstandsmitglied sollte bisher angesprochen werden, das hat in der Vergangenheit aus diversen Gründen nicht in allen Bereichen gleich gut funktioniert

d.      Gute Erfahrungen mit „Ehrenamtsbeauftragten“ aus der Sektion Köln werden übernommen

 

D.     Referat Wettkampfklettern in die neue Struktur integrieren

 

E.      Weitere Referate nach Abstimmung mit den Vorstandsmitgliedern (Feedback vom Vorstand aus den Vorstandssitzungen)

 

F.       Der Vorstand wird die neuen Positionen und Referate ausschreiben und veröffentlichen

 

Fragen der Gäste:

-          Michael Huchlenbroich: „Wie werden die Ehrenamtlichen für die Ausschreibungen ausgesucht?“: nach fachlicher/persönlicher Eignung, nach Bekanntheit, etc. das findet sich im Laufe des Prozesses, am Ende setzt der Vorstand die Personen ein, die SK schlägt diese lediglich vor

-          Vorschlag von Hr. Toebe: Uwe Schönfeld für die Position des Ehrenamtsbeauftragten, ggf. ansprechen wenn öffentliche Ausschreibung nicht zum Ziel führt

-          Was passiert, wenn es eine Fehlbesetzung gibt? z.B. Es passt nicht, die Chemie stimmt nicht. Andreas Peters: Das kann man nicht mit Regelungen vorab klären, der Vorstand sollte zukünftig Personen des Amtes entheben, die die Aufgabe nicht ausreichend ausfüllen bzw. menschlich nicht reinpassen.

-          Tim Reinhard bewirbt sich für die SK

-          Thomas Scheele bewirbt sich für die SK

-          Herr Toebe überlegt es sich, ob er bei der SK mitmacht, der Abend war sehr positiv, er muss es sich aber noch mal überlegen und schreibt uns eine Mail bis zu 27.10.2016

-          Wann trifft man sich? Termine 2016 in Vereinshaus sind festgelegt worden, 2017 müssen noch festgelegt werden.

-          Wie lange geht der nächste Zyklus? Bis zur nächsten MV 2017.

-          Herr Toebe bietet an dass wir alternativ in seiner Bürogemeinschaft tagen könnten (Raum ab 18.30/19 Uhr)

 

Nächste Schritte:

-          Bewerbungen bitte bis 27.10.2016, 19 Uhr an die SK; Auswahl der neuen Mitglieder an „struktur@alpenverein.de“

-          Bekannt geben am 01.11.2016, wer die neuen Mitglieder sein werden

-          Bei dem Jugendessen ansprechen, ob es Interessierte gibt, die in der SK mitarbeiten wollen (Jörg Koch)

-          Nächste SK findet am 17.11.2016, 19 Uhr statt

 

Silke Reuter

20.10.2016

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Bisherige Ergebnisse und Kurzprotokolle (chronologisch):


Mitglieder der Strukturkommission:

Jörg Koch
Andreas Peters
Silke Reuter
Peer Wachsmann
Thomas Scheele (seit 10/16)
Tim Reinhard (seit 10/16)

Thorsten Grothkopp (bis 08/16)
Thomas Wolf (08/16)

Erweiterung der Strukturkommission durch weitere Mitglieder

  • Bewerbung ist zu richten an Struktur(at)Alpenverein-Hamburg.de
  • Demokratische Entscheidung durch bestehende Mitglieder der
  • Kommission / Mehrheitsbeschluss / auf Wunsch öffentlich
  • Sitzungsintervall: ein Termin pro Monat zzgl. Arbeitsgruppen


Stand: 19. Mai 2016

 

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